Jak sprawdzić firmę transportową?

17 kwietnia 2018
Udostępnij artykuł na:

Jak sprawdzić przewoźnika

Zarówno spedytor, jak i producent, a także firma transportowa która korzysta z podwykonawców, odpowiadają za należyty wybór firmy transportowej, której mają zamiar powierzyć zlecenie. Skoro tak, to należy sprawdzić firmę transportową – ale jak to zrobić? Od czego zacząć? Co się stanie, jeśli to zaniedbamy?

W tym tekście postaram się opisać pokrótce kto ma jakie obowiązki i co powinien robić, żeby dobrze zweryfikować firmę transportową.

Zła weryfikacja przewoźnika – co nam grozi?

Przykład z życia wzięty. Spedytor zlecił jakiemuś przewoźnikowi transport miedzi z Polski do Włoch. Nie znał tego przewoźnika i – co gorsza – nie sprawdził kto zacz. W czasie transportu, trzy ciągniki siodłowe dosłownie wyparowały. Wartość szkody… 1,5 mln zł. Nasz spedytor wpadł w poważne tarapaty.

Zwykle “wtopa” będzie polegać na tym, że suma gwarancyjna była redukcyjna i uległa wyczerpaniu. Brakowało klauzuli postojowej, itp. Bez względu na szczegóły, sprawa zawsze ostatecznie znajdzie swój wymiar w pieniądzu.

Jaka jest odpowiedzialność spedytora za weryfikację przewoźnika?

Zgodnie z art. 799 k.c. spedytor jest odpowiedzialny za przewoźników i dalszych spedytorów, którymi posługuje się przy wykonaniu zlecenia, chyba że nie ponosi winy w wyborze. Innymi słowy, spedytor ma prawny obowiązek prześwietlić przewoźnika zanim mu coś zleci.
A co jeśli tego spedytor nie zweryfikuje przewoźnika? Jeśli coś złego stanie się z ładunkiem, wówczas spedytor będzie odpowiadać za błąd wyborze. Mówiąc po ludzku, będzie musiał sięgnąć głęboko do portfela.

Jaka jest odpowiedzialność przewoźnika?

Dotyczy to również przewoźników, którzy korzystają z usług podwykonawców. Zgodnie z art. 3 Konwencji CMR przewoźnik odpowiada za czynności i zaniedbania swoich podwykonawców jak za swoje własne czynności i zaniedbania. Podobne uregulowania przewiduje prawo przewozowe. Wszystkie “wtopy” idą na konto przewoźnika-zleceniodawcy, dlatego ważne jest, by zweryfikował swojego podwykonawcę.
Dodatkowo, tu obowiązek weryfikacji wynikać może także z treści “Klauzuli wydania towaru osobie nieuprawnionej”, którą każdy szanujący się przewoźnik powinien mieć w swojej polisie OCPD.

Olanie tematu może skończyć równie boleśnie, co w przypadku spedytora. Przewoźnik ryzykuje także odmową wypłaty odszkodowania z polisy OCPD.

Jaka jest odpowiedzialność producenta za sprawdzenie przewoźnika?

Producentowi grozi to, że jego towar zniknie w trakcie transportu, jak owa miedź. Do tego mogą dojść jeszcze ewentualne szkody finansowe, wynikające z kar umownych, itp. O czym musi pamiętać, zanim zleci towar przewoźnikowi?

Jak sprawdzić firmę transportową? Poznaj 6 Kroków

Krok #1 – Weryfikacja przewoźników

Nie może być pospolitym ruszeniem. To jest proces, który należy ogarnąć i opisać. Są dwie zasady:

  • zarząd wyznacza osobę odpowiedzialną za realizację procesu sprawdzania firmy transportowej,
  • w zakresie procesu weryfikacji przewoźnika osoba taka odpowiada bezpośrednio przed zarządem.

Jak weryfikować przewoźnika

Krok #2 Dokumenty

Weryfikacja firmy transportowej powinna opierać się na następujących dokumentach dostarczonych przez przewoźnika:

  • wpis do EDG / KRS,
  • NIP,
  • REGON,
  • wszystkie posiadane licencje transportowe,
  • polisa OCPD.

Krok #3 Weryfikacja autentyczności dokumentów

Sprawdzamy firmę transportową pod względem dokumentów – weryfikujemy ich autentyczność a czasem także i ich treść.

DokumentCo robimyJak często
EDGJeśli przewoźnik działa na podstawie wpisu do Ewidencji Działalności Gospodarczej weryfikujemy go w Centralnej Ewidencji Działalności Gospodarczej pod adresem https://prod.ceidg.gov.pl/CEIDG/CEIDG.Public.UI/Search.aspx

Po wyszukaniu klikamy >>historia wpisu<< kopiujemy dokumenty i załączamy go do teczki klienta.

Co najmniej
raz do roku
KRSJeśli przewoźnik działa na podstawie wpisu do KRS, sprawdzamy go na stronach Ministerstwa Sprawiedliwości pod adresem https://ems.ms.gov.pl/krs/wyszukiwaniepodmiotu?t:lb=t

Po wyszukaniu podwykonawcy należy wyświetlić >>szczegóły<< następnie pobrać >>wydruk<< w formacie pdf i dołączyć do teczki klienta

Co najmniej
raz do roku
NIPPotwierdzamy dane na stronie http://www.mf.gov.pl/ministerstwo-finansow/wiadomosci/aktualnosci/ministerstwo-finansow2/-/asset_publisher/M1vU/content/sprawdz-czy-twoj-kontrahent-jest-czynnym-podatnikiem-vat

Następnie robimy >>wydruk<< i dołączamy go do teczki klienta.

Jednorazowo
REGONPotwierdzamy dane w bazie na stronach GUS pod adresem www.stat.gov.pl/regon/

Po wyszukaniu podwykonawcy należy wyświetlić >>szczegóły<< a następnie wydrukować i dołączyć do teczki klienta

Jednorazowo
Licencja transportowaPotwierdzamy dane na stronie GITD pod adresem http://www.gitd.gov.pl/dla-przedsiebiorcow/licencje/przewoz-rzeczy/wykaz-waznych-decyzji-administracyjnych2  → >>Licencje towarowe<<

Robimy printscreen i dołączamy go do teczki przewoźnika.

Po wygaśnięciu bieżącej licencji
Płatność składki
za polisę OCPD
Telefonicznie lub mailowo potwierdzamy u ubezpieczyciela polisę OCPD:

  • czy polisa o wskazanym numerze jest aktywna?
  • czy składka została opłacona?

Jeśli ubezpieczyciel nie potwierdzi ww. danych, wówczas można poprzestać na dostarczonej przez przewoźnika kopii przelewu. 

Dodam, że warto korzystać z polisy audytowanej w Trans.eu.

Po dacie płatności składki
lub każdej z rat
Treść
polisy
OCPD
Weryfikujemy zakres polisy OCPD z przyjętym przez nas standardem.Po wygaśnięciu dotychczasowej polisy

Wszystkie ww. dokumenty muszą zostać zarchiwizowane. Przewoźnik powinien dodatkowo wiedzieć, że jeśli będzie się ubiegać się o odszkodowanie z ubezpieczenia OCPD w ramach wspomnianej już “Klauzuli wydania towaru osobie nieuprawnionej”, wówczas ubezpieczyciel zażąda od niego ww. dowodu, że faktycznie zweryfikował on swojego podwykonawcę.

Krok #4 Sprecyzowanie minimalnego zakresu ubezpieczenia, który musi spełniać polisa OCPD firmy transportowej

Zakres ten powinien zostać dobrany stosownie do potrzeb, sugerujemy jednak, by minimalne parametry były następujące:

  • nieredukcyjna suma gwarancyjna (na każde zdarzenie),
  • wysokość sumy gwarancyjnej nie niższa, niż 100 tys. € na każde zdarzenie,
  • zakres terytorialny ubezpieczenia zgodny ze zlecanymi kierunkami transportu,
  • rodzaj ubezpieczanego mienia zgodny ze zlecanym,
  • zakres ubezpieczenia został rozszerzony o co najmniej o klauzule:

Krok #5 Określenie uprawnionego do odbioru

Jeśli weryfikacja przewoźnika była pozytywna, wówczas może zostać przyjęty w poczet przewoźników. Oczywiście – a contrario – jeśli nie spełnia wszystkich wymogów, wówczas nie powinien otrzymać ładunku.

    Jak sprawdzić firmę transportową

    Krok #6 Sprawdzenie opinii

    Przed wystawieniem zlecenia warto jeszcze zweryfikować opinie o przewoźniku, z którym chcemy nawiązać współpracę. To już jest bardziej “miękki”, niemniej istotny element całościowej weryfikacji.


    Udostępnij artykuł na:
    Autor:

    Kontakt

    • Transbrokers.eu Sp. z o.o.
      ul. Fiołkowa 3
      52-200 Wysoka, Polska
    • (71) 726 31 74
    • info@transbrokers.eu
    • Zezwolenie 1981/13
    Zapytaj o ofertę